2021-09-08
Ny version av Upphandlat ska underlätta kommunernas arbete
För en vecka sedan lanserades den nya versionen av Upphandlat - Skånes Kommuners verktyg för upphandlingar. Genom en ny funktion ska det nu bli lättare för handläggare att hitta rätt handledare, verksamhet eller insats.
Verktyget Upphandlat har funnits i snart 15 år och är ett webbaserat verktyg där medlemmarna i förbundet kan avropa från gemensamma upphandlingar, bland annat inom verksamhetsområdena individ- och familjeomsorg, vård och omsorg samt handledning.
– I första hand är det ett verktyg för de kommunala handläggarna, men i viss mån också för verksamheter att exempelvis ge ytterligare information kring deras tjänster och eventuella lediga platser. Det sparar framförallt tid för handläggarna och gör det enkelt att hitta en lämplig insats eller verksamhet, säger Niclas Clausenborg som är strateg på Skånes Kommuner.
Verktyget fungerar även som ett hjälpmedel för handläggare att följa lagen om offentlig upphandling (LOU). När man som handläggare till exempel ska söka efter en boendeplacering i verktyget, hamnar de olika verksamheterna i en rangordningslista. Då ska handläggaren välja boendet som är högst upp på listan.
En uppdaterad version lanserades 2016 och för en vecka sedan lanserades den tredje versionen av verktyget som innehåller funktionen “placeringsförfrågan”. Funktionen har tidigare endast funnits i avtalet ”Konsulentstöd för familje- och jourhem”, men kommer nu att finnas tillgänglig för samtliga avtal. Det kan ibland vara så att alla parametrar inte stämmer överens även om man har sökt fram ett boende i rangordningslistan. Genom att göra en placeringsförfrågan kan handläggare skriva in mer detaljerade förutsättningar för den som söker boende vilket ligger till grund som en grov matchning mot lämpliga boenden. Därefter skickas placeringsförfrågan till alla verksamheter som är med på rangordningslistan. Istället för att ringa runt till flera olika boenden, är det nu möjligt att skicka iväg en förfrågan direkt inne i verktyget till flera verksamheter som sedan kan svara på förfrågan direkt in i verktyget.
– Det gör att det kanske är 2–3 verksamheter man måste ringa istället för 20. Inom socialtjänsten krävdes ibland ett helt arbetslag för att hitta boende till en klient som behövde en plats direkt, men nu är det istället verksamheterna som kommer in med förslag, säger Anneli Nilsson som är kvalitetshandläggare på Skånes Kommuner.
En annan ny funktion som tillkommit är att handläggarna ombeds att ge en kommentar ifall det översta alternativet i rangordningen väljs bort.
– Syftet med det är att när insatsen sedan är gjord, kan man plocka ut en beskrivning med kommentarerna för att ha ett underlag att visa varför man inte valde det högst rankade alternativet. Kommentarsfunktionen fungerar i första hand som ett stöd för handläggarna, säger Niclas Clausenborg.
Skånes Kommuner gör upphandlingar inom individ- och familjeomsorg, vård och omsorg samt handledning för kommunernas personal för 46 kommuner. Förutom de 33 skånska kommunerna ingår även kommuner i Kronobergs och Hallands län.
– Upphandlingarna är ofta väldigt administrativt tunga och komplexa. Genom att göra gemensamma upphandlingar kan vi bland annat påverka marknaden och få bättre priser. Vidare kan vi ge en mer sammanhållen avtalsuppföljning, det vill säga att på olika sätt kontrollera att verksamheterna uppfyller de krav som ramavtalen ställer, säger Anneli Nilsson.
Först ut i den nya versionen av verktyget är upphandlingen avseende arbetskooperativ för vuxna med missbruks- och beroendeproblem som är på plats. När alla upphandlingar och avtal så småningom flyttas över kommer systemet innehålla ungefär 3000 användare varav nära ett 1000-tal är leverantörer. Innan september är slut ska alla användare och upphandlingar vara på plats i det nya systemet.
Läs mer om Skånes Kommuners upphandlingar här.
